Entrada padronizada
Solicitações chegam pelo formulário com informações importantes para análise: serviço, prazo, objetivo, investimento esperado, contato e observações.
Case interno • Automação comercial
Sistema de Propostas Olinbyte.
Fluxo interno criado para transformar uma solicitação recebida em proposta profissional, PDF organizado, registro de aceite, controle de pagamento e início de execução sem perder informações no caminho.
Solicitações — Olinbyte Digital
Proposta ativa
ORC-0006
Proposta criada • próxima ação: enviar ao cliente
StatusProposta criada
PagamentoPendente
ProjetoNão iniciado
PDFProposta comercial
Cliente, escopo, prazo, valor, forma de pagamento e aceite.
Visão geral
Menos orçamento solto. Mais processo comercial.
O projeto foi criado para resolver um problema real da operação: organizar o caminho entre primeiro contato, proposta enviada, aceite, pagamento e execução.
Proposta gerada com padrão
O sistema usa um modelo em Google Docs para criar proposta com código, escopo, entregas, prazo, valor, pagamento e aceite.
Controle até a execução
A planilha acompanha status, prioridade, próxima ação, aceite, pagamento, pasta do cliente e andamento do projeto.
Fluxo
Do formulário ao PDF pronto para envio.
O fluxo foi desenhado para reduzir tarefas repetitivas e manter cada orçamento rastreável dentro da própria rotina comercial.
Cliente envia a solicitação
O formulário coleta os dados iniciais e registra tudo na aba de solicitações.
Planilha organiza a operação
Status, prioridade, responsável, valor, desconto, aceite, pagamento e execução ficam no mesmo controle.
Documento vira proposta
O modelo do Google Docs recebe os dados da linha selecionada e monta a proposta com identidade da Olinbyte.
PDF e mensagem são gerados
A proposta fica pronta para envio e o sistema apoia a mensagem de WhatsApp com código, valor e validade.
Aceite e pagamento entram no controle
Após aprovação, o registro de aceite, status de pagamento e início do projeto são atualizados na planilha.
Construção
O que foi automatizado na prática.
O case não é apenas uma planilha. É um processo comercial interno com etapas, campos, documentos e acompanhamento.
Formulário de entrada
Coleta inicial para entender serviço, objetivo, prazo, referências, dados de contato e informações da empresa/projeto.
Planilha operacional
Controle com colunas para status, prioridade, próxima ação, valor proposto, desconto, link do PDF, aceite e pagamento.
Modelo de proposta
Documento padronizado com escopo, entregas, prazos, investimento, pagamento e aceite formal por WhatsApp.
Exportação em PDF
Arquivo final organizado para envio ao cliente, mantendo padrão visual e informações comerciais consistentes.
Mensagens comerciais
Apoio para gerar texto de envio, registrar proposta enviada, registrar aceite e acompanhar pagamento.
Dashboard interno
Visão de solicitações, propostas, fechamentos, pagamentos e projetos em andamento para acompanhar a operação.
Resultado
Um fluxo mais profissional antes mesmo do projeto começar.
O objetivo foi tirar o orçamento do improviso e criar uma experiência mais clara para quem solicita um serviço.
Antes
- Dados espalhados entre conversa, formulário e documento.
- Proposta montada manualmente, com mais risco de esquecer informações.
- Dificuldade para saber o que estava aguardando cliente, pagamento ou execução.
Depois
- Solicitação registrada com status e próxima ação.
- Proposta em PDF gerada a partir de um modelo padronizado.
- Aceite, pagamento, pasta do cliente e execução no mesmo controle.
Ferramentas
Stack simples, útil e fácil de manter.
A solução foi construída com ferramentas acessíveis para manter o custo baixo, facilitar ajustes e não depender de um sistema complexo logo no início.
Tally
Google Sheets
Apps Script
Google Docs
Google Drive
PDF
WhatsApp Business
Quer organizar um processo parecido?
A Olinbyte pode montar automações simples para atendimento, propostas, formulários, documentos, planilhas e rotinas internas.